“可叹一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。寸金使尽金还在，过去光阴哪里寻？”
大部分优秀管理者工作的重点是具有开创性的第二类事务（重要、不紧急），而不是重复、机械性地完成繁琐的第三类事务（不重要、紧急）和第四类事务（不重要、不紧急）。
作为第二类事务的管理者，大多数“产能”活动属于第二类事务的范畴，重要的就是未雨绸缪和抓住机遇，同时要有勇气对第三和第四类事务的活动说“不”。
对于“待处理”的繁琐事务，与其一味忙于执行“待处理”文件，不如花一点时间（也许是半小时到一小时）训练您的远程助理，交办清楚需要在执行过程中注意的细节和交付完成的标准，以目标为导向推动远程助理协助您完成繁杂琐事。使他（她）逐渐具备执行“待处理”文件的能力。训练可能持续数天或数周，直到您的远程助理真正能把结果，而不是方法，作为思考重点为止。
远程助理在接受训练后可以做到：执行所有繁杂、重复性事务和“待处理”文件，并加以分析，尽可能自行处理。如无法自行处理，则会细心整理，分出轻重缓急并附上建议或说明，由管理者做出决定。这样一来，过不了几个月，远程助理就能处理80%—90%的“待处理”文件和事务，往往比您自己处理得还要妥帖，因为您集中考虑的是第二类事务的机遇，而不是第三、四类事务的问题。
运用第二类事务为中心的思维来安排日程，结果是您可把大部分时间用于授权、训练、准备主管会议发言、打一通电话、吃一顿收效颇丰的午餐。只要能长期采取重视“产能”的长效手段，您可能就不会再被急事和琐事缠身了。
第三、四类的事务可由此而大幅减少，变得比较易于处理。这样您就不会时时处于被繁杂琐事包裹的氛围中、也就不会对您的判断力和健康造成消极影响。这无疑需要相当大的耐心和毅力，眼下也许无法以第二类事务为中心的方法处理所有工作，但如果您能在其中几项事务上取得突破，就会有助于第二类事务为中心的思维在他人和自己的头脑中扎根，那么随着时间的推移，相关业绩就会出现惊人的提高。
以上做法，您也许认为过于理想化了。难道以第二类事务为中心的经理和高管们完全不用应对紧急事件和繁琐事务吗？首先承认这确实有点理想化，但您的主旨并非低效能人士的习惯，而是高效能人士的习惯，而高效能原本就是努力争取，逐步实现的理想。这并不排斥第二类事务为中心的思维，这种思维仍然能在您的“影响圈”里独辟蹊径，帮助您想出其他的第二类事务为中心的办法来减少或减轻处理小事务的负担。
零经®️远程助理，减少您处理小事务的负担！
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